Digitalizarea unei firme de transport: GPS, tahograf, e-Transport și TMS, în ce ordine
Echipa RS Smart Tech3 min de citit
Multe firme de transport cumpără programe pe rând, după cum apare o problemă: un GPS după un control, o aplicație pentru șoferi după o amendă, un TMS când Excelul nu mai face față. Ordinea contează, pentru că fiecare pas folosește datele celui dinainte.
Mai jos este ordinea pe care o recomandăm, din experiența cu platformele pe care le construim. Ce facem pentru transportatori găsești la software pentru firme de transport.
1. GPS și monitorizarea flotei
GPS-ul este fundația. Arată unde sunt vehiculele, ce trasee au parcurs, unde au oprit și câți kilometri au făcut. Din aceste date pornesc aproape toate celelalte programe: stadiul curselor, decontarea, rapoartele.
Pentru transporturile declarate în RO e-Transport, pozițiile GPS ale vehiculului trebuie trimise la ANAF cât timp transportul este în desfășurare. Ce transporturi trebuie declarate și cum se trimit pozițiile găsești în ghidul RO e-Transport al ANAF și pe gpscu.ro.
Ce să ceri de la un sistem GPS: poziții actualizate des, istoric păstrat suficient de mult, acces de pe telefon, alerte pentru evenimentele importante și posibilitatea de a trimite datele către alte programe, printr-un API.
2. Timpii de condus și de odihnă
Regulamentul (CE) nr. 561/2006 stabilește cât poate conduce un șofer și ce pauze și repausuri trebuie să ia. Tahograful înregistrează activitatea, dar nu îl anunță pe șofer din timp că se apropie de o limită. Aici ajută un asistent care calculează situația fiecărui șofer și îl avertizează înainte de limită.
Firma trebuie să descarce periodic datele din tahografe și de pe cardurile șoferilor și să le păstreze. Regulile sunt explicate în ghidul EvitaAmenda.
3. Documentele
Al treilea pas sunt documentele: comenzile, CMR-urile, codurile UIT și facturile. Când aceleași date sunt scrise de mai multe ori, în programe diferite, apar greșeli și întârzieri. Câștigul vine din legături: datele introduse o dată ajung singure acolo unde e nevoie de ele, de exemplu din cursă în factură. Vezi integrări API și ERP.
4. TMS-ul
Abia acum un TMS își arată valoarea: comenzile, planificarea curselor, documentele și decontarea stau într-un singur loc, alimentate cu poziții de la GPS și cu timpii șoferilor. Un TMS introdus înaintea acestor pași ajunge să fie completat manual, ca un Excel mai scump. Despre cum alegi unul, citește Cum alegi un TMS pentru firma de transport.
Ce să eviți
- Să cumperi totul deodată. Echipa are nevoie de timp ca să învețe fiecare program. Patru programe noi în aceeași lună înseamnă, de obicei, patru programe folosite pe jumătate.
- Programe care nu comunică. Înainte de orice achiziție, întreabă cum ajung datele în celelalte programe ale firmei.
- Să lași șoferii pe dinafară. Dacă aplicația e greu de folosit în cabină, datele nu ajung în sistem. Testeaz-o cu doi sau trei șoferi înainte de a o da tuturor.
Cum te putem ajuta
Construim și întreținem GPS'CU pentru monitorizarea flotei și RO e-Transport și EvitaAmenda pentru timpii de condus, iar Smart TMS este în dezvoltare. Pentru ce nu acoperă aceste platforme, construim aplicații și integrări la comandă. Dacă vrei să discutăm despre flota ta, scrie-ne.