Cum alegi un TMS pentru firma de transport: întrebări de pus înainte de semnare

Un TMS (Transport Management System) este programul în care o firmă de transport ține comenzile, planifică cursele, urmărește documentele și pregătește facturarea. Odată ales, îl folosesc zilnic dispecerii, contabilitatea și, uneori, șoferii și clienții. De aceea merită să pui întrebările potrivite înainte de semnare.

Mai jos sunt întrebările pe care le-am pune noi, ca echipă care construiește Smart TMS. Le poți folosi pentru orice furnizor.

Înainte de demonstrații: scrie cum lucrați azi

Notează drumul unei comenzi, de la primire până la factură: cine o primește, unde o scrie, cine alege vehiculul și șoferul, ce documente însoțesc marfa, cine confirmă livrarea și cine emite factura. Notează și programele folosite la fiecare pas: Excel, e-mail, GPS, programul de facturare.

Lista te ajută de două ori. Vezi unde se pierde timp, deci ce trebuie să rezolve TMS-ul. Și ai un scenariu concret pe care îl poți cere fiecărui furnizor la demonstrație.

Ce face sistemul

1. Acoperă tot drumul comenzii? Primire, planificare, execuție, documente și decontare. Un TMS care acoperă doar planificarea te lasă cu restul în Excel.
2. Cum se planifică o cursă? Vezi pe același ecran vehiculele și șoferii disponibili, comenzile care se pot grupa și costul estimat?
3. Ce documente generează? CMR-uri, comenzi către subcontractori, confirmări către clienți. Le poți adapta după modelele voastre?
4. Cum se face decontarea? Kilometri, diurne, combustibil, costurile subcontractorilor și profitul pe fiecare cursă.

Legăturile cu ce aveți deja

5. Se conectează la sistemul GPS pe care îl folosiți? Fără poziții, stadiul curselor se află tot la telefon.
6. Trimite datele către programul de facturare sau către ERP? Fiecare factură copiată manual este o șansă de greșeală.
7. Ce face cu RO e-Transport? Întreabă cum se leagă codurile UIT de curse și cine se ocupă de ele.
8. Are API? Peste un an poate vrei un portal pentru clienți sau o legătură cu un partener. Fără API, fiecare legătură nouă devine un proiect separat.

Când o legătură nu există, ea se poate construi. Vezi integrări API și ERP.

Oamenii care îl folosesc

9. Cât durează instruirea? Dispecerii trebuie să lucreze în TMS mai repede decât în Excel. Altfel, se întorc la Excel.
10. Ce vede șoferul? O aplicație simplă pentru documente, opriri și confirmări scutește multe telefoane.
11. Cum arată suportul? Programul, limba, canalele și timpul de răspuns ar trebui scrise în contract.

Costuri și contract

12. Care este costul total? Pe lângă abonamentul pe vehicul sau pe utilizator, întreabă de configurare, de instruire, de integrări și de modificările făcute la cerere.
13. Ce se întâmplă la finalul contractului? Datele sunt ale firmei tale. Cere ca exportul complet al datelor, într-un format folosit în mod obișnuit, să fie scris în contract.
14. Unde sunt găzduite datele și cine are acces la ele? Întreabă de copiile de siguranță și de contractul de prelucrare a datelor cerut de GDPR.

Testează cu comenzile voastre

O demonstrație arată cazul ideal. Cere o perioadă de test cu câteva comenzi reale din ultima lună, introduse de dispecerii voștri. Vei vedea repede dacă sistemul se potrivește cu felul în care lucrați și cât efort cere.

Când niciun TMS nu se potrivește

Unele firme au procese pe care programele standard nu le acoperă: tarife speciale, mulți subcontractori, rapoarte cerute de clienți mari. În aceste cazuri, un modul construit la comandă peste sistemele existente poate fi mai potrivit decât un TMS adaptat cu greu. Vezi ce construim ca software pentru firme de transport.

Despre noi. Construim Smart TMS, aflat în dezvoltare, pornind de la experiența cu GPS'CU și EvitaAmenda. Dacă vrei să afli când este disponibil, lasă-ne datele pe pagina lui.